Wat kost catering echt? Tips voor verborgen kosten en offertes

Foto: Catering Oud Dam

Catering boeken lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: je kiest een menu, bekijkt de prijs per persoon en maakt een budgetinschatting. Toch vertelt die prijs per persoon niet altijd het volledige verhaal.

Dat is niet vreemd, want catering is sterk afhankelijk van het type event en de service die je kiest. Personeel, materiaal, transport, bediening en extra wensen kunnen inbegrepen zijn in de prijs per persoon, maar ook apart worden berekend.

In deze blog ontdek je welke kosten een cateringprijs bepalen, waarom offertes onderling zo sterk kunnen verschillen en waar je best op let wanneer je verschillende cateraars vergelijkt.

Waarom verschillen cateringprijzen zo sterk?

Geen twee feesten of events zijn hetzelfde. Daarom kan ook de prijs van catering sterk verschillen.

Een cateraar die enkel gerechten levert, heeft bijvoorbeeld een heel andere kostenstructuur dan een cateraar die ook bediening, servies, tafellinnen, opbouw en afwas verzorgt. Ook het gekozen menu speelt een grote rol. Een eenvoudige lunch, barbecue of buffet vraagt een andere voorbereiding dan een meergangenmenu dat ter plaatse wordt afgewerkt.

Daarnaast hebben onder meer het aantal gasten, de locatie, de duur van het event, het aantal personeelsleden en specifieke dieetwensen invloed op de totaalprijs. Daarom is de prijs per persoon vooral een goed vertrekpunt, maar kijk je voor een correcte vergelijking best naar de volledige inhoud van de offerte.

De belangrijkste cateringkosten op een rij

Een prijs per persoon lijkt helder… tot je merkt dat die prijs eigenlijk maar het begin is. Afhankelijk van de cateraar kunnen er bijkomende kosten zijn die niet altijd meteen zichtbaar zijn in de eerste prijsindicatie. Hier zijn de meest voorkomende extra kosten van een cateraar:

1. Personeelskosten

De prijs per persoon omvat niet bij iedere formule ook de volledige bediening. Afhankelijk van het type event kunnen koks, zaalmedewerkers, barpersoneel of medewerkers voor opbouw en opruiming nodig zijn. Die personeelskosten kunnen in de menuprijs verwerkt zijn of afzonderlijk per uur worden aangerekend. Vooral bij langere feesten of uitgebreide bediening heeft dit een invloed op de totaalprijs.

2. Transport- en leveringskosten

Ook de locatie van je event kan een rol spelen in de cateringkosten. De cateraar moet gerechten, materiaal en eventueel personeel naar de locatie brengen. De transportprijs kan daarom afhangen van de afstand, het aantal voertuigen en de hoeveelheid materiaal die moet worden vervoerd. Sommige cateraars nemen een bepaalde afstand op in hun prijs, terwijl anderen transport afzonderlijk berekenen.

3. Materiaalhuur (borden, bestek, glazen)

Borden, bestek, glazen, serveerschalen, tafellinnen en ander materiaal kunnen onderdeel zijn van de cateringformule. Bij sommige cateraars zit dit materiaal in de totaalprijs. Andere werken met een aparte huurprijs, afhankelijk van wat je nodig hebt en voor hoeveel gasten. Vraag daarom bij het vergelijken van offertes altijd welke materialen inbegrepen zijn.

4. Afwas- en opruimkosten

Na het eten moet het gebruikte materiaal natuurlijk ook opnieuw worden verzameld, afgewassen en opgeruimd. Sommige cateringformules bevatten die service standaard. Bij andere formules wordt afwas of opruiming afzonderlijk berekend, bijvoorbeeld wanneer extra personeel of materiaal nodig is. Ook hier hangt de kost dus sterk af van hoeveel service je wenst.

5. Extra uren en late service

Duurt je feest langer dan oorspronkelijk gepland, dan kan dat invloed hebben op de cateringprijs. Extra uren betekenen vaak dat personeel langer aanwezig blijft. Ook een late-night snack, extra bediening of bijkomend transport kan de totaalprijs verhogen. Bespreek daarom vooraf hoe lang de service voorzien is en wat er gebeurt wanneer het event langer duurt.

6. Menu-aanpassingen of dieetopties

Vegetarische, veganistische, halal- of glutenvrije opties en gerechten voor specifieke allergieën zijn vandaag heel gebruikelijk. Of daar een meerprijs voor geldt, verschilt per cateraar en per menu. Soms kan een gerecht eenvoudig worden aangepast, terwijl in andere gevallen aparte ingrediënten of bereidingen nodig zijn. Geef dieetwensen daarom zo vroeg mogelijk door. Zo kan de cateraar er correct rekening mee houden in de offerte en voorbereiding.

Foto's: YIP food and more, Catering Oud Dam, L'Atelier Allard 

Hoe vergelijk je cateringoffertes?

Catering is maatwerk. Twee offertes met dezelfde prijs per persoon kunnen daardoor toch een heel andere inhoud hebben. Bekijk daarom niet alleen het bedrag, maar ook wat er precies inbegrepen is. Denk bijvoorbeeld aan personeel, bediening, transport, servies, afwas en de duur van de service. Het helpt om vooraf enkele praktische vragen te stellen.

• Welke diensten zijn inbegrepen in de formule?
• Worden personeel en materiaal afzonderlijk aangerekend?
• Hoeveel uren bediening zijn voorzien?
• Welke voorwaarden gelden wanneer het aantal gasten wijzigt?
• En hoe verlopen voorschot, betaling en eventuele annulatie?

Hoe duidelijker de afspraken vooraf zijn, hoe makkelijker je verschillende cateringformules correct kunt vergelijken.

Hoe kan je besparen op catering?

Wie zijn budget vooraf goed bepaalt, kan vaak slimme keuzes maken zonder in te boeten op sfeer of smaak.

Kijk bijvoorbeeld goed naar de opbouw van het menu. Eén uitgebreid eetmoment kan interessanter zijn dan verschillende afzonderlijke hapjes, gangen en snacks.

Ook de manier van serveren speelt mee: een buffet of sharingconcept vraagt doorgaans een andere personeelsbezetting dan uitgebreide bediening aan tafel.

Hou daarnaast wat budgetruimte voor wijzigingen in het aantal gasten, extra dieetwensen of een event dat iets langer duurt dan voorzien.

Het belangrijkste is dat je een cateringformule kiest die past bij zowel je verwachtingen als je budget. Een duidelijke offerte helpt je om vooraf goed te weten welke gerechten en diensten inbegrepen zijn.

Op zoek naar de ideale cateraar voor je event? Bekijk op ons platform eenvoudig welke cateraars bij je passen met heldere info, eerlijke reviews en handige filters.

Ontdek alle cateraars op Salino!