Van moeten naar willen: hoe motivatie het verschil maakt op interne events

Veel bedrijven organiseren interne events met de beste bedoelingen. Ze willen collega’s samenbrengen, medewerkers bedanken of meer verbinding creëren. Er wordt een datum gezocht, een locatie vastgelegd, catering geregeld en een activiteit gekozen. Op papier klopt alles.

Maar dan komt de echte vraag: waarom zouden medewerkers willen deelnemen?

Niet: waarom wil het bedrijf dit event organiseren?
Maar: waarom zou iemand die uitnodiging openen en denken: ja, dit is de moeite waard om erbij te zijn?

Voor Hermina Van Coillie, motivatie-expert en oprichter van Flourish, begint daar de kern. Zij begeleidt organisaties rond motivatie, leiderschap en samenwerking, met de zelfdeterminatietheorie als stevig fundament. In haar werk kijkt ze niet alleen naar wat mensen doen, maar vooral naar waarom ze iets doen. Die blik maakt een gesprek met haar, over interne events, bijzonder interessant. Want achter de vraag “komen mensen naar ons event?” zit eigenlijk een veel diepere vraag: wat motiveert hen om te komen?

En misschien nog belangrijker: komen ze omdat ze willen, of omdat ze het gevoel hebben dat ze moeten?

“ Mensen komen naar een event omdat het moet, omdat ze zich anders schuldig voelen,
omdat ze het zinvol vinden of omdat ze het leuk vinden. ”  

Volgens Hermina kijken bedrijven nog te vaak naar interne events vanuit de vorm. We organiseren een personeelsfeest, zomerdrink of teambuilding. Maar de activiteit zelf is niet het doel. Het event is maar een middel.

De vraag is: wat wil je ermee bereiken? En welk soort motivatie spreek je ermee aan?

Aanwezigheid is nog geen betrokkenheid

Een volle zaal lijkt op het eerste gezicht een succes. Iedereen is er. De catering loopt. De sfeer lijkt goed. Er wordt gelachen, gegeten, gedronken. Maar aanwezigheid zegt niet alles.

Sommige medewerkers komen omdat ze het echt fijn vinden. Maar er zijn ook mensen die komen omdat ze voelen dat het verwacht wordt. Of omdat ze zich schuldig zouden voelen als ze niet opdagen. Of omdat ze bang zijn dat hun afwezigheid verkeerd geïnterpreteerd wordt.

Hermina onderscheidt vier vormen van motivatie die ook bij interne events zichtbaar worden.

De eerste is externe druk: mensen komen omdat het moet, of omdat ze het gevoel hebben dat het moet. De uitnodiging klinkt misschien vrijblijvend, maar tussen de regels door voelt dat niet altijd zo. “Iedereen wordt verwacht.” “Het zou fijn zijn als je erbij bent.” “We rekenen op jullie aanwezigheid.” Voor sommige medewerkers is dat voldoende om toch te komen, maar niet noodzakelijk met veel goesting of betrokkenheid.

De tweede is interne druk. Dan komen mensen niet omdat iemand hen letterlijk verplicht, maar omdat ze schuldgevoel of schaamte willen vermijden. Ze willen niet oncollegiaal lijken. Ze willen niet de enige zijn die ontbreekt. Ze willen vermijden dat leidinggevenden zich vragen stellen.

De derde is plezier. Mensen komen omdat ze het leuk vinden. Omdat ze houden van informele momenten, graag bijpraten, uitkijken naar de activiteit of energie krijgen van zo’n groepsmoment.

En dan is er de vierde vorm: zinvolheid. Mensen komen omdat ze begrijpen waarom het event ertoe doet. Omdat ze voelen dat het moment bijdraagt aan iets wat belangrijk is: elkaar beter leren kennen, een nieuwe fase markeren, waardering tonen of verbinding creëren tussen mensen die elkaar in de dagelijkse werking weinig zien.

Voor Hermina zit daar een belangrijk verschil. Plezier is waardevol, maar het is ook persoonlijk en vluchtig. Wat de ene medewerker fantastisch vindt, vindt de andere ongemakkelijk, saai of vermoeiend. Zinvolheid gaat dieper.

“ Leuk is vluchtig. Wat jij leuk vindt, vindt iemand anders misschien helemaal niet leuk.
Zinvolheid zit veel dieper. ”



Dat betekent niet dat een intern event niet leuk mag zijn. Natuurlijk mag het gezellig, luchtig en ontspannend zijn. Maar als “leuk” het enige criterium is, wordt het moeilijk om iedereen mee te krijgen. Dan hangt het succes van je event sterk af van persoonlijke voorkeuren.

Zinvolheid biedt een steviger fundament. Een event hoeft niet voor iedereen de favoriete activiteit van het jaar te zijn om toch waardevol te voelen. Als medewerkers begrijpen waarom het moment belangrijk is, vergroot de kans dat ze volledig aanwezig zijn.

Waarom sommige medewerkers wegblijven

Hermina ziet in de praktijk dat bedrijven vaak te snel conclusies trekken wanneer medewerkers niet naar een intern event komen. De reflex is dan: ze hebben geen interesse. Ze willen hun vrije tijd niet opofferen. Ze vinden het niet belangrijk. Of: we moeten de activiteit aantrekkelijker maken.

Maar soms ligt de echte reden ergens anders.

Ze vertelt over een organisatie met 150 medewerkers die elk jaar een informeel personeelsmoment organiseerde, in de vorm van een barbeque. Het event was bedoeld om collega’s samen te brengen buiten de dagelijkse werkcontext. Er was lekker eten, er was ruimte om bij te praten, en de bedoeling was helder: meer verbinding creëren tussen mensen die elkaar tijdens het werk niet altijd even goed leerden kennen.

Alleen werkte het niet zoals gehoopt.

Elk jaar bleef een opvallend deel van de medewerkers weg. Bovendien waren het vaak dezelfde mensen die wel kwamen opdagen. De collega’s die al graag babbelden, die zich comfortabel voelden in groep en die makkelijk aansluiting vonden, waren aanwezig. Maar net de mensen die men óók wilde bereiken, kwamen minder of niet.

Voor de organisatie voelde dat frustrerend. De eerste reflex had kunnen zijn om het event “leuker” te maken. Een andere locatie. Betere catering. Meer entertainment. Een originelere activiteit. Maar Hermina keek naar een andere vraag: wat maakt dat mensen niet komen?

Toen dat anoniem bevraagd werd, kwam er een verrassend antwoord naar boven. Een deel van de medewerkers bleef niet weg omdat ze geen behoefte hadden aan contact met collega’s. Integendeel.

Alleen vormde het open karakter van het event net een drempel. Ze vonden het moeilijk om zomaar op iemand af te stappen. Ze wisten niet goed bij wie ze moesten gaan staan of hoe een gesprek te beginnen. In een grote, vrije, informele setting moesten ze zelf voortdurend kleine sociale keuzes maken: waar ga ik staan, met wie praat ik, hoe sluit ik aan bij een groepje?

Voor de ene medewerker zijn dat vanzelfsprekende bewegingen. Voor de andere zijn het precies die momenten die spanning oproepen.

“ Sommige mensen vinden een open event heel tof.
Anderen blokkeren compleet. ”

Dat inzicht veranderde de aanpak. De oplossing lag niet in nog meer spektakel, maar in meer structuur.

Niet omdat een event schools of geforceerd moet worden. Wel omdat structuur voor sommige mensen net veiligheid creëert. Denk aan gespreksstarters, kleine opdrachten, duidelijke momenten waarop mensen met elkaar in contact worden gebracht of een format waarin niemand zelf de eerste stap moet forceren.

Voor extraverte medewerkers lijkt zo’n structuur misschien overbodig. Zij vinden hun weg vanzelf. Maar een event is pas echt inclusief als het niet alleen werkt voor de mensen die spontaan deelnemen. Het moet ook ruimte maken voor medewerkers die wat meer houvast nodig hebben.

Daar zit voor Hermina een belangrijke les: als verbinding het doel is, moet je nadenken over hoe mensen verbinden. Niet iedereen doet dat op dezelfde manier.

Zeg gewoon je echte reden

Een tweede voorbeeld dat Hermina aanhaalt, gaat over een organisatie die alle medewerkers op één locatie wilde samenbrengen. De bedoeling was eigenlijk heel concreet: de organisatie wilde graag een groepsfoto maken.

Alleen werd dat niet zo gecommuniceerd.

In de uitnodiging werd het moment breder verpakt als een samenkomst om elkaar te ontmoeten, bij te praten en te verbinden. Op zich goed bedoeld, maar daardoor ontstond er ruis. Want niet elke medewerker haalt energie uit een groot informeel netwerkmoment. Voor sommige mensen is zo’n setting net belastend: veel mensen, veel prikkels en veel losse gesprekken.

Hermina’s advies was opvallend eenvoudig: zeg gewoon wat je echte reden is.

Als het doel is om een groepsfoto te maken, communiceer dat dan ook zo. Zeg dat je graag iedereen op de foto wil. Zeg wanneer de foto genomen wordt. En zeg ook dat medewerkers die liever niet deelnemen aan het informele gedeelte daar alle begrip voor krijgen.

Het effect van deze herpositionering was positief. Mensen begrepen waarom hun aanwezigheid belangrijk was. Ze voelden: ik word gevraagd omdat ik deel uitmaak van dit geheel. Ik hoor erbij. Het maakt uit dat ik op die foto sta.

Tegelijk kregen ze autonomie. Ze konden zelf kiezen hoe lang ze bleven en op welke manier ze deelnamen. Wie graag nog bleef napraten, kon dat doen. Wie enkel voor de foto kwam, voelde zich daar niet schuldig over.

Dat is een belangrijk motivatieprincipe. Mensen voelen zich sneller betrokken wanneer ze begrijpen waarom iets gevraagd wordt én wanneer ze niet het gevoel hebben dat ze in een format worden geduwd dat niet bij hen past.

“ Zeg gewoon je echte reden. ”

Als het concrete doel eigenlijk een foto is, dan hoeft dat niet verstopt te worden. Duidelijkheid kan net meer vertrouwen creëren. Het toont respect voor medewerkers. Je vraagt hun tijd, dus je legt uit waarom. Je maakt helder wat essentieel is en wat optioneel is. Je geeft mensen de mogelijkheid om bewust te kiezen.

En net daardoor kan de juiste motivatie stijgen: de 'wil', en niet de 'moet' motivatie.

De ABC-check: wat doet je event met motivatie?

Om naar motivatie te kijken, baseert Hermina zich op de zelfdeterminatietheorie. Die vertrekt vanuit drie psychologische basisbehoeften die belangrijk zijn voor duurzame motivatie: Autonomie, verBinding en Competentie. Bij Flourish spreken ze over de ABC-check.

Die check kan ook bijzonder waardevol zijn bij het ontwerpen van interne events.

De A staat voor autonomie. Staan mensen achter het event, komen ze er vrijwillig naartoe? Begrijpen ze waarom ze worden uitgenodigd? Kunnen ze op een manier deelnemen die bij hen past? Of ervaren ze druk, en voelt het event vooral als iets dat van bovenaf wordt opgelegd?

Autonomie betekent niet dat alles vrijblijvend moet zijn. Een organisatie mag best zeggen dat een moment belangrijk is. Maar er is een groot verschil tussen “je moet erbij zijn” en “we willen graag dat je erbij bent, omdat jouw aanwezigheid ertoe doet om deze reden”. In dat tweede geval geef je betekenis én respect.

De B staat voor verBinding. Voelen mensen zich gezien en betrokken? Brengt het event collega’s echt dichter bij elkaar? Versterkt het hun gevoel van samenhorigheid, van ergens bij te horen? Of zet je mensen vooral in dezelfde ruimte en hoop je dat verbinding vanzelf ontstaat?

Dat is een cruciaal verschil. Verbinding vraagt meer dan aanwezigheid. Soms vraagt het structuur of begeleiding. Zeker in organisaties waar teams verspreid werken, waar introverte of neurodivergente mensen werken (denk aan ASS, ADHD, hoogbegaafdheid of hoogsensitiveit), nieuwe medewerkers instromen of waar mensen elkaar weinig informeel spreken.

Check: is jouw event afgestemd op de noden van je neurodivergente medewerkers? Biedt het voldoende structuur en prikkels voor mensen met ADHD? …

De C staat voor competentie. Voelen mensen dat ze iets leren, kunnen bijdragen of sterker worden in hun rol? Dat hoeft niet te betekenen dat elk event een training moet worden. Maar een event kan wel een moment zijn waarop mensen iets meenemen: een inzicht, een gesprek, een beter begrip van collega’s of een sterker gevoel van bijdrage.

Hermina maakt daarmee duidelijk dat een intern event niet alleen praktisch ontworpen moet worden. Natuurlijk zijn locatie, catering, timing en budget belangrijk. Maar de diepere vraag is: wat doet dit event met de motivatie van mensen?

Voelen ze ruimte?
Voelen ze verbinding?
Voelen ze dat het ergens toe bijdraagt en dat ze iets kunnen leren?

Als het antwoord op die vragen ja is, wordt een event meer dan een moment op de kalender.

Van moeten naar willen

Misschien is dat wel de belangrijkste verschuiving die bedrijven kunnen maken: van moeten naar willen.

Niet door medewerkers te overtuigen met steeds spectaculairdere activiteiten. Niet door meer druk te zetten op aanwezigheid. Niet door elk event te verkopen als iets dat iedereen geweldig moet vinden.

Wel door beter te begrijpen wat mensen motiveert.

Waarom zouden ze komen? Wat maakt dit moment zinvol? Voor wie werkt deze vorm goed, en voor wie niet? Welke drempels zien we misschien over het hoofd?

Een intern event kan veel betekenen. Het kan collega’s dichter bij elkaar brengen. Het kan waardering tastbaar maken. Het kan cultuur voelbaar maken. Het kan mensen laten ervaren dat ze deel uitmaken van iets groters.

Maar dat gebeurt niet automatisch.

De impact ontstaat pas wanneer de vorm klopt met het doel én met de mensen voor wie je het organiseert.

Hoe bewust zetten Vlaamse bedrijven interne events vandaag in?

Het gesprek met Hermina maakt duidelijk dat interne events veel meer kunnen zijn dan een gezellige extra. Ze kunnen bijdragen aan motivatie, verbinding en betrokkenheid, op voorwaarde dat bedrijven bewust nadenken over wat medewerkers nodig hebben om echt te willen deelnemen.

Net daarom onderzoeken Salino en #ZigZagHR hoe Vlaamse bedrijven vandaag omgaan met interne events. Worden personeelsfeesten, teambuildings, familiedagen en andere interne momenten vooral georganiseerd vanuit traditie? Of worden ze ook bewust ingezet als hefboom voor motivatie, verbinding en cultuur?

Organiseert jouw bedrijf interne events? Dan zijn we benieuwd hoe jullie daarmee omgaan.

Doe mee aan de enquête en help mee in kaart brengen hoe Vlaamse bedrijven vandaag kijken naar de rol en impact van interne events.

Vul de enquête in 

Hermina Van Coillie is doktor in de psychologie en oprichter van Flourish, een bureau gespecialiseerd in motivatie op het werk. Ze begeleidt organisaties bij het versterken van de juiste motivatie van medewerkers, via keynotes, via workshops, teambuildings en individuele trajecten. Meer info: flourishsdt.be.